2022年4月から白ナンバーでも義務化されたアルコールチェックと運転日報作成。翌年12月からは検知器によるアルコールチェックが義務化されましたが、依然として紙での記録が大多数だと言われています。今回は白ナンバー事業者向けの運転日報やアルコールチェックのペーパーレス化のメリットをご紹介いたします。

1．なぜ今、白ナンバー事業者も「ペーパーレス化」が必要なのか？

運行が重なる時間帯ではドライバーや安全運転管理者がアルコールチェックなどの記録を忘れてしまうおそれもあり、それを防ぐためにもペーパーレス化が重要です。
この章ではどうしてペーパーレス化が必要か解説いたします。

1-1 義務化された「運転日報」と「アルコールチェック」

まず、どのような企業が運転日報とアルコールチェックが義務化されているのでしょうか。安全運転管理者選任義務が生じる条件が下記となります。

＿
上記のいずれかまたは両方に該当する場合は運転日報の作成とアルコールチェックが義務付けされています。
それぞれ企業で義務付けられている対応は主に下記となります。

アルコールチェックの確認方法は原則対面ですが、直行直帰などで対面で対応することが難しい場合はカメラやモニター、音声通話などで顔や声の調子を確認し、アルコール検知器で測定結果を報告する方法も認められています。
また、運転日報は作成・記録は義務ですが、アルコールチェックを含めて記録するため道路交通法上は1年間の保存が推奨されています。
しかし、労働基準法改正に伴い運転日報を含む労務関係の書類は5年間の保存が定められています。

1-2 変わる法令と「安全運転管理者」の役割

白ナンバーのアルコールチェック義務化のきっかけは、2021年6月に千葉県八街市で発生した飲酒運転による児童死傷事故です。この事故で飲酒運転のトラックが児童をはね、2人が死亡、3人が重傷を負いました。このトラックは白ナンバーで当時アルコールチェックが義務化されておらず、その後の法改正で白ナンバーもアルコールチェックの対象になりました。
法改正以前も白ナンバーの安全運転管理者選任の義務はありましたが、この法改正でさらに重要な役割となりました。
安全運転管理者はこのような企業の交通事故を防止し、従業員の安全確保をする重要な役割を担ってます。

＿
また、安全運転管理者制度の実効性を確保するために法律では様々な罰則があります。
この罰則は安全運転管理者の重要性を企業に認識させ、安全管理を徹底・推進させる役割を果たしています。

罰則①：選任義務違反（50万円以下の罰金）
安全運転管理者を選任すべき条件を満たしているにもかかわらず、選任しなかった場合に罰則が科されます。安全運転管理者の選任は義務となります。

罰則②：解任命令違反（50万円以下の罰金）
安全運転管理者が業務を適切に実施していないと判断された場合、公安委員会から解任命令が出されることがあります。

罰則③：是正措置命令違反（50万円以下の罰金）
安全運転管理者の業務遂行に必要な権限や資材を付与していない場合、公安委員会から是正措置命令が出されることがあります。この命令に違反した場合、罰則が科されます。

罰則➃：選任解任届出義務違反（5万円以下の罰金）
安全運転管理者を選任または解任した場合、15日以内に管轄の公安委員会に届け出る必要があります。その手続きを怠ると罰則が科されます。

安全運転管理者の役割は、日々変わる法令に対応し、業務を正確にこなすことだけではありません。大切なのは、企業全体で交通安全意識を高め、事故を未然に防ぐ文化をつくることです。
ご紹介した罰則は、その重要性を裏付けるものです。安全運転管理者は、企業経営においてなくてはならない存在として、その職務の重さを常に意識することが求められます。

1-3 手書き管理が抱える6つの問題点

① 記入ミスのリスク
手書きでは、誤字脱字や判読しにくい文字によって情報が正しく伝わらないリスクがあります。これにより、ヒューマンエラーが発生し、業務に支障をきたす可能性も否定できません。

② データ精度の低さ
運転者自身による自己申告となるため、意図的または無意識的に事実と異なる数値を記入してしまう可能性があります。これにより、データの正確性が損なわれ、正確な運行状況の把握が難しくなります。

③ 保管スペースの圧迫
紙の書類は、物理的な保管場所を必要とします。ファイルや書庫、さらには倉庫が必要になることもあり、事業所の貴重なスペースを圧迫します。

➃ データ活用の困難さ
手書きのデータは、デジタルデータのように簡単に検索したり分析したりすることができません。そのため、業務の効率化や改善に向けたデータ活用が難しくなります。

⑤ 運用コストの増加
紙やインクなどの消耗品代に加え、書類を保管するためのファイルや書庫、倉庫の維持費など、見えないコストが発生します。また、管理者の業務負担も多くなります。

⑥ 紛失・破損のリスク
紙媒体のデータにはバックアップがないため、万が一、紛失したり破損したりした場合、データを復元することが非常に困難です。重要な記録を永久に失ってしまうリスクを常に抱えることになります。

1-4 「ペーパーレス化」がもたらす3つのメリット

① 業務効率化
手書きによる記入ミスなどや改ざんなどのリスクが軽減され、検索性の向上、データ集計や分析の効率化、情報の一元管理が可能になります。

② コスト削減
印刷や保存にかかる費用の削減が実現でき、環境への配慮も可能です。

③ セキュリティの向上
紙からデータになることでアクセス可能な人物の制限ができるためセキュリティ向上を実現しつつ法令を遵守した保存が可能です。

アルコールチェックや運転日報の記録や保存が義務づけられ、警察へ提出が必要な際はすぐに記録を提出する必要があります。紙の記録では該当記録を探すために時間がかかったり紛失などのおそれもあり、将来的にはデータでの管理の方が無駄がなくおすすめです。
また、労働基準法改正に伴い、労務関係の書類に該当する運転日報の保存義務は5年間になります。従業員数が多くなるほど紙での記録保存はデメリットが多く大変になるためペーパーレス化が必要です。

2．【入門編】ペーパーレス化、何から始める？

手書きに慣れてしまうとペーパーレス化することがそもそも大変だと思う管理者の方も多いと思います。そんな管理者様向けにペーパーレス化の方法を解説いたします。

2-1 「運転日報」をデジタル化する方法

① Excelを活用する
ドライバー全員にPCスキルがある場合は、この方法が一番早くペーパーレス化が可能です。ただし、データ集計や分析をする場合はファイルの統合が必要になり、多くのデータを扱う場合は容量が重くなり作業負荷が大きくなります。
また、入力は手作業になるため誤字脱字や事実と異なる数値の入力などのヒューマンエラーは防げません。

② 運転日報アプリ
運転日報アプリは運転日報をスマホで作成し、クラウドにデータを保存することができます。
スマホのカメラ機能を用いて手入力せずに数値入力ができたり、管理者への提出もスマホアプリで完結します。
ただし、「運転日報」に特化しているため比較的低コストで導入はできますが、運行管理や車両予約などは別に手作業で行うかアプリやシステムを導入するなど管理項目が増えてしまい、ドライバーと管理者ともに負担がかかる場合があります。

③ 車両管理システム
運転日報に加え、安全運転管理者の業務をまとめてデータ管理することが可能です。緑ナンバーに特化したもの、白ナンバーに特化したものとあるため、自社に合うシステムの選定が重要になります。
専用の端末やスマホを使って、自動で入力されていくためドライバーや管理者の負担が大幅に軽減されます。

2-2 「アルコールチェック」を効率化する方法

① 点呼代行を活用する
白ナンバーにおいては「アルコールチェック」の代行が認められています。直行直帰などで直接の点呼ができない場合や夜間に管理者を配置できない場合などに点呼代行サービスを活用しましょう。また、ドライバーが多く、アルコールチェックが混雑して出発が遅れるなど業務に支障が出る場合も点呼代行サービスを活用すると複数のオペレーターに対応されるためアルコールチェックにかかる時間を短縮できます。

② 車両管理システムと連動するアルコールチェッカーを利用する
車両管理システムの中には連動型アルコールチェッカーが利用できるサービスもあります。連動型を利用することでアルコールチェッカーに息を吹き込むだけでデータが連動するため、写真を撮影したり、結果を入力するなどの手間を省くことができます。

2-3 導入コストと選び方のポイント

① 導入コスト
・初期費用：システムの導入にかかる初期設定費用や、検知器などのデバイス購入費用
・月額費用：ユーザー数や利用機能に応じて変動するサブスクリプション費用

② 選び方のポイント
・目的を明確化する
「何のためにペーパーレス化するのか」という目的を明確化することで必要な機能を絞ることができます。

・使いやすさ
実際に利用するドライバーや管理者が簡単に操作できるシステムを選びましょう。無料トライアルなどを活用して、操作性を確認することをおすすめします。

・サポート体制
導入後のサポートが充実しているかどうかも重要なポイントです。

3．【実践編】ペーパーレス化を成功させるためのステップ

アルコールチェックや運転日報のペーパーレス化を成功させるには計画的なアプローチが必要不可欠です。ここでは導入から定着まで4つのステップで具体的に解説します。

3-1 計画策定：目標設定と現状分析

① 目標を明確化する
まず、「なぜペーパーレス化するのか」という目標を明確にしましょう。単に紙をなくすだけでなく、「事務作業の時間を半分に減らす」「直行直帰のドライバーでも正確に記録できるようにする」など、具体的な目標を設定することが重要です。

② 課題を分析する
次に、現在の業務プロセスを洗い出し、どこに無駄があるのか、どんな課題を解決したいのかを分析します。この段階で、現場の意見をしっかり聞くことで、スムーズな導入につながります。

3-2 ツール選定：自社に最適なシステムを見つける

目標と課題が明確になったら、それに合ったツールを選定します。

機能と使いやすさ： 必要な機能（GPS連携、自動記録、管理者への通知など）が揃っているか、そして何よりドライバーや管理者が簡単に操作できるかを確認します。

コスト： 初期費用や月額費用、そして導入後の運用コストを総合的に判断します。無料トライアルがあれば、積極的に試してみましょう。

サポート体制： 導入後のトラブルや疑問に迅速に対応してくれるベンダーかどうかも重要なポイントです。

3-3 運用開始：従業員への周知と教育

新しいシステムを導入する際は、従業員の理解と協力が不可欠です。

丁寧な説明： 「なぜ新しいシステムを導入するのか」「利用することでどんなメリットがあるのか」を丁寧に説明し、納得してもらうことが大切です。

操作教育： 実際にシステムを使った研修を行い、操作方法を丁寧にレクチャーします。マニュアルを配布するだけでなく、質疑応答の時間を設けるなど、不安を解消する機会を作りましょう。

3-4 定着化：よくある課題とその解決策

導入後も、いくつか課題が出てくることがあります。

課題： 「使い方が分からない」「操作が面倒だ」という声が上がる。
解決策： 導入後も定期的な勉強会や質問会を実施し、使い方をサポートしましょう。また、従業員のフィードバックを積極的に集め、システムの改善に役立てましょう。

課題： 一部の従業員が新しいシステムを使ってくれない。
解決策： 新しいシステムを利用することで得られるメリット（例：日報作成時間が短縮された）を可視化し、共有しましょう。また、システム利用を評価の対象にするなど、モチベーションにつながるような仕組みも有効です。

ペーパーレス化は、一度導入して終わりではありません。従業員と共に改善を重ね、業務に定着させていくことで、その効果を最大限に引き出すことができます。

4．【解決策】AI-Contactでペーパーレス化を実現！

弊社が提供するAI-Contacシリーズでペーパーレス化が可能です。機能が段階的に分かれているため要望に合わせたサービスが選べます。

4-1 AI-Contactが選ばれる3つの理由

① 運転日報作成やアルコールチェックが利用できる
運行管理、動態管理、車両管理、アルコールチェック記録管理、日報作成が可能です。
事故予防に特化した「AI-Contactモバイル」、リアルタイムに違反のフィードバックができる「AI-Contact NOW」、安全運転管理者の業務に特化した「AI-Contact PULS」とご要望に合わせたサービスの提案が可能です。

② 法令遵守に特化している
企業の事故削減を目的に、交通違反の可視化が可能です。

③ サポートが充実している
企業ごとに専属のカスタマーサポートが配置されます。導入後の運用サポートなど丁寧な対応を行っております。（※サポートはAI-Contactフリートのみのご利用の場合は有料となります）

アルコールチェックや日報作成に加えて事故削減も実現！

AI-Contactシリーズ

4-2 AI-Contactで解決できる、こんな課題

① AI-Contactモバイル：事故が起きる前の指導で交通事故が3割減少！
今までは事故が起きてからの指導しかできなかったが、事故が起きる前に指導できるようになり、AI-Contact導入前と比較して交通事故が3割減少しました。

② AI-Contactモバイル：違反検知で業務効率化と自動車保険料削減に成功！
全車に搭載しているドラレコの映像を目視で確認していて安全指導にかかる時間的コストが課題と感じていたが、AI-Contact導入後に違反を検知した部分のみ確認して指導ができるようになり従業員の安全意識が向上。導入後は重大事故の発生件数はゼロになり、自動車保険料は25%削減に成功しました。

③ アルコールチェック代行：ドライバーと管理者の双方の負担を軽減！
他社のアルコールチェック代行を導入して管理者の業務負担は軽減していたがドライバー側の負担は解消できなかったため、ジェネクストのアルコールチェック代行へ切り替え。24時間対応でドライバー側の負担軽減を実現。

4-3 AI-Contactシリーズの紹介

① AI-Contactフリート
【完全無料の運行管理システム】
「AI-Contactフリート」は、初期費用・月額費用が一切かからない、完全無料の運行管理システムです。お手持ちのスマートフォンにアプリをインストールするだけで、専用の車載器は不要。導入コストをゼロに抑えながら、運行管理のデジタル化を実現します。

② AI-Contactモバイル
【交通安全指導を自動化し、事故を未然に防ぐ】
「AI-Contactモバイル」は、スマートフォンが交通安全コンサルタントになるクラウド交通安全システムです。運転中の交通違反を自動検知・可視化し、事故リスクの低減と自動車保険料の削減に貢献します。
運転日報、アルコールチェックの記録管理などAI-Contactフリートの機能も一緒にご利用いただけます。

③ AI-Contact PLUS
【安全運転管理者の義務業務をすべてサポート】
「AI-Contact PLUS」は、安全運転管理者の業務負担を軽減し、法令遵守を強力にサポートするアプリです。運行管理やアルコールチェックだけでなく、より複雑な業務もデジタル化することで、より質の高い安全管理体制を構築できます。
運転日報、アルコールチェックの記録管理などAI-Contactフリートの機能も一緒にご利用いただけます。

➃ アルコールチェック代行
【負担のかかるアルコールチェックを代行】
直行直帰の従業員の遠隔での点呼の手間、深夜・早朝など業務時間外の対応に人件費がかかるなどの課題がある企業におすすめ。管理者に代わって専門知識豊富なオペレーターがアルコールチェックを代行します。
弊社の提供する「AI-Contact」シリーズをご利用のお客様は同時利用が可能で、点呼記録機能と連動します。
AI-Contactのアプリと連動するアルコール検知器も提供可能です。

アルコールチェックや日報作成に加えて事故削減も実現！

AI-Contactシリーズ